Odprawa celna krok po kroku
dla firm
Twoja przesyłka czeka na odprawę celną? Wysłaliśmy do Ciebie mail, w którym opisaliśmy co zrobić, żebyśmy mogli ją doręczyć. Natomiast na tej stronie dokładnie opisaliśmy zadania, które musisz zrobić:
- poznaj poniższe instrukcje
- na ich podstawie zweryfikuj czy dokumenty, które posiadasz są poprawne
- odpowiedz na maila awizacyjnego – potwierdź, że dokumenty są poprawne lub prześlij dodatkowe informacje zgodnie z instrukcją poniżej.
Jak wygląda odprawa celna w DHL Express?
Poprawne i kompletne dokumenty są najważniejsze dla sprawnej odprawy celnej. Komplet informacji pozwala na przeprowadzenie odprawy. W niektórych przypadkach będziemy potrzebowali uzupełnić informację – wtedy skontaktujemy się z Tobą
Faktura i lista kontrolna
Poniżej widzisz wzór faktury, która najczęściej towarzyszy przesyłce i pozwala przeprowadzić odprawę celną. Przejdź przez poniższą listę, klikając w numery punktów. Wyświetli się informacja jakie informacje powinny być umieszczone na fakturze.
Nazwa / numer dokumentu
Nazwa faktury wynika z charakteru transakcji handlowej. W przypadku:
Transakcje kupna-sprzedaży.
Dokument powinien mieć nazwę: faktura handlowa/ commercial invoice / invoice. Sprawdź czy nazwa Twojej faktury odpowiada zawartej transakcji. Jeżeli nie prześlij nam poprawną fakturę lub stosowne oświadczenie (pobierz).
Bezpłatne przekazania towaru lub gdy zawartością są próbki/wzory,
Dokument powinien mieć nazwę: faktura proforma / proforma invoice / non commercial invoice.
Sprawdź czy nazwa Twojej faktury odpowiada zawartej transakcji. Jeżeli coś się nie zgadza prześlij nam poprawną fakturę lub wypełnione oświadczenie (pobierz)
Numer faktury
Dokument zwykle posiada swój numer. Jeżeli z jakiegoś powodu te dane są dla Ciebie ważne, zweryfikuj ich poprawność.
Dane sprzedającego
Sprawdź czy na Twojej fakturze dane nadawcy są poprawne.
Jeżeli nie są prześlij nam:
- poprawną fakturę lub
- oświadczenie o danych zmianie danych nadawcy (pobierz).
Opis towaru / Tłumaczenie
Prześlij nam opis towaru w języku polskim. Możesz to zrobić odpowiadając na maila awizacyjnego.
Opis towaru powinien zawierać poniższe informacje:
- Co to jest? Co to za towar?
- Z czego jest wykonany?
- Do czego służy?
Może zawierać numer seryjny lub inne oznaczenia/identyfikatory.
Przykład tłumaczenia:
- T-shirt 100% bawełna,
- tarcze hamulcowe, 100 % stal, do samochodu osobowego,
- tokarka do drewna SN:128741, stal
Kod towaru wg HS (Systemu Zharmononizowanego)
Kod taryfy (więcej o kodach HS) Jeśli znasz kod taryfy, możesz go do nas przesłać. Jeśli nie znasz kodu, ważny jest dokładny opis przedmiotu. Jeśli nie znasz kodu, ważny jest dokładny opis przedmiotu (patrz 5).
Ilość towaru
Potrzebujemy wiedzieć, jaka ilość towaru znajduje się w przesyłce. Tu niezbędne jest oznaczenie odpowiedniej jednostki miary.
Na przykład:
- 100 szt.
- 25 kg
- 10 m2
Jeśli ilość się nie zgadza wyślij nam prawidłową fakturę
Cena jednostkowa
Sprawdź czy:
Mnożnik towaru / ilość odpowiada wartości na fakturze.
Jeśli kwota nie będzie zgodna skontaktuj się z nadawcą/sprzedającym, a następnie wyślij do nas poprawioną fakturę.
Całkowita wartość towaru
Zweryfikuj czy wszystkie pozycje na fakturze zostały prawidłowo podliczone (cena x ilość). Żadna z pozycji zawartych na fakturze nie może mieć wartości 0. Jeśli występuje błąd rachunkowy prześlij nam poprawną fakturę.
Koszt transportu
Sprawdź czy wartość kosztów wysyłki na fakturze jest prawidłowa.
Kiedy:
- transport przesyłki został opłacony podczas zakupów, ta informacja powinna być na dokumencie.
- nie znasz wartości kosztów transportu, te zostaną przyjęte wg. stawek statystycznych. W takiej sytuacji:
- nie musisz podejmować żadnych działań, jeśli akceptujesz koszty
- prześlij nam fakturę z wyszczególnionymi i poprawnymi kosztami transportu, jeśli nie akceptujesz kosztów
Koszt transportu do celów odprawy celnej nigdy nie może wynosić „0”.
Całkowita wartość faktury oraz kod waluty
Sprawdź czy suma wartości wszystkich pozycji oraz kosztu transportu jest poprawnie podsumowana. Jeśli występuje błąd rachunkowy prześlij nam poprawną fakturę.
Sprawdź czy na fakturze / potwierdzeniu zamówienia znajduję się trzy literowy kod waluty w jakiej odbyła się transakcja (np. USD, GBP, NOK, CHF, EUR, PLN). Jeśli na dokumentach znajduje się jedynie symbol np. $, £, €, ¥, 元, to poproś nadawcę o ponowne wystawienie faktury, lub prześlij do nas oświadczenie (pobierz)
Warunki handlowe Incoterms 2020
Zweryfikuj czy na fakturze znajdują się prawidłowe warunki Incoterms
Właściwe oznaczenie to trzy literowy kod + nazwa miejscowości (np. DAP WARSZAWA, DAP KATOWICE)
Jeśli jest on niewłaściwy wyślij nam:
- prawidłową fakturę
lub - oświadczenie (pobierz)
Ważne! Jeśli na fakturze jest:
- zapis z wyszczególnioną kwotą transportu 0 (zero) oświadczenie nie będzie honorowane
- np. Incoterms EXW wtedy nie możemy oświadczyć, że warunki to DAP Katowice (jest to sprzeczność)
Kraj pochodzenia
Sprawdź poprawność informacji o kraju pochodzenia, jeśli ta informacja znajduje się na dokumencie.
Rodzaj transakcji
Sprawdź czy został zadeklarowany właściwy rodzaj transakcji. Jeśli nie otrzymamy od Ciebie tej informacji i nie odnajdziemy jej na fakturze to dla potrzeb odprawy celnej przyjmiemy procedurę dopuszczenia do obrotu.
Jeżeli Twój towar podlega regułom preferencyjnego pochodzenia, przyślij nam dowód aby zastosować preferencyjne stawki więcej szczegółów. W przypadku braku tej informacji prześlij nam poprawną fakturę.
Nazwa / numer dokumentu
Nazwa faktury wynika z charakteru transakcji handlowej. W przypadku:
Transakcje kupna-sprzedaży.
Dokument powinien mieć nazwę: faktura handlowa/ commercial invoice / invoice. Sprawdź czy nazwa Twojej faktury odpowiada zawartej transakcji. Jeżeli nie prześlij nam poprawną fakturę lub stosowne oświadczenie (pobierz).
Bezpłatne przekazania towaru lub gdy zawartością są próbki/wzory,
Dokument powinien mieć nazwę: faktura proforma / proforma invoice / non commercial invoice.
Sprawdź czy nazwa Twojej faktury odpowiada zawartej transakcji. Jeżeli coś się nie zgadza prześlij nam poprawną fakturę lub wypełnione oświadczenie (pobierz)
Numer faktury
Dokument zwykle posiada swój numer. Jeżeli z jakiegoś powodu te dane są dla Ciebie ważne, zweryfikuj ich poprawność.
Dane sprzedającego
Sprawdź czy na Twojej fakturze dane nadawcy są poprawne.
Jeżeli nie są prześlij nam:
- poprawną fakturę lub
- oświadczenie o danych zmianie danych nadawcy (pobierz).
Opis towaru / Tłumaczenie
Prześlij nam opis towaru w języku polskim. Możesz to zrobić odpowiadając na maila awizacyjnego.
Opis towaru powinien zawierać poniższe informacje:
- Co to jest? Co to za towar?
- Z czego jest wykonany?
- Do czego służy?
Może zawierać numer seryjny lub inne oznaczenia/identyfikatory.
Przykład tłumaczenia:
- T-shirt 100% bawełna,
- tarcze hamulcowe, 100 % stal, do samochodu osobowego,
- tokarka do drewna SN:128741, stal
Kod towaru wg HS (Systemu Zharmononizowanego)
Kod taryfy (więcej o kodach HS) Jeśli znasz kod taryfy, możesz go do nas przesłać. Jeśli nie znasz kodu, ważny jest dokładny opis przedmiotu. Jeśli nie znasz kodu, ważny jest dokładny opis przedmiotu (patrz 5).
Ilość towaru
Potrzebujemy wiedzieć, jaka ilość towaru znajduje się w przesyłce. Tu niezbędne jest oznaczenie odpowiedniej jednostki miary.
Na przykład:
- 100 szt.
- 25 kg
- 10 m2
Jeśli ilość się nie zgadza wyślij nam prawidłową fakturę
Cena jednostkowa
Sprawdź czy:
Mnożnik towaru / ilość odpowiada wartości na fakturze.
Jeśli kwota nie będzie zgodna skontaktuj się z nadawcą/sprzedającym, a następnie wyślij do nas poprawioną fakturę.
Całkowita wartość towaru
Zweryfikuj czy wszystkie pozycje na fakturze zostały prawidłowo podliczone (cena x ilość). Żadna z pozycji zawartych na fakturze nie może mieć wartości 0. Jeśli występuje błąd rachunkowy prześlij nam poprawną fakturę.
Koszt transportu
Sprawdź czy wartość kosztów wysyłki na fakturze jest prawidłowa.
Kiedy:
- transport przesyłki został opłacony podczas zakupów, ta informacja powinna być na dokumencie.
- nie znasz wartości kosztów transportu, te zostaną przyjęte wg. stawek statystycznych. W takiej sytuacji:
- nie musisz podejmować żadnych działań, jeśli akceptujesz koszty
- prześlij nam fakturę z wyszczególnionymi i poprawnymi kosztami transportu, jeśli nie akceptujesz kosztów
Koszt transportu do celów odprawy celnej nigdy nie może wynosić „0”.
Całkowita wartość faktury oraz kod waluty
Sprawdź czy suma wartości wszystkich pozycji oraz kosztu transportu jest poprawnie podsumowana. Jeśli występuje błąd rachunkowy prześlij nam poprawną fakturę.
Sprawdź czy na fakturze / potwierdzeniu zamówienia znajduję się trzy literowy kod waluty w jakiej odbyła się transakcja (np. USD, GBP, NOK, CHF, EUR, PLN). Jeśli na dokumentach znajduje się jedynie symbol np. $, £, €, ¥, 元, to poproś nadawcę o ponowne wystawienie faktury, lub prześlij do nas oświadczenie (pobierz)
Warunki handlowe Incoterms 2020
Zweryfikuj czy na fakturze znajdują się prawidłowe warunki Incoterms
Właściwe oznaczenie to trzy literowy kod + nazwa miejscowości (np. DAP WARSZAWA, DAP KATOWICE)
Jeśli jest on niewłaściwy wyślij nam:
- prawidłową fakturę
lub - oświadczenie (pobierz)
Ważne! Jeśli na fakturze jest:
- zapis z wyszczególnioną kwotą transportu 0 (zero) oświadczenie nie będzie honorowane
- np. Incoterms EXW wtedy nie możemy oświadczyć, że warunki to DAP Katowice (jest to sprzeczność)
Kraj pochodzenia
Sprawdź poprawność informacji o kraju pochodzenia, jeśli ta informacja znajduje się na dokumencie.
Rodzaj transakcji
Sprawdź czy został zadeklarowany właściwy rodzaj transakcji. Jeśli nie otrzymamy od Ciebie tej informacji i nie odnajdziemy jej na fakturze to dla potrzeb odprawy celnej przyjmiemy procedurę dopuszczenia do obrotu.
Jeżeli Twój towar podlega regułom preferencyjnego pochodzenia, przyślij nam dowód aby zastosować preferencyjne stawki więcej szczegółów. W przypadku braku tej informacji prześlij nam poprawną fakturę.
Najczęściej zadawane pytania
Upoważnienie jest rodzajem pełnomocnictwa, które pozwala nam reprezentować firmy lub osoby fizycznej przed Urzędem Celnym.
Instrukcja wypełnienia upoważnienia
Oryginał uzupełnionego dokumentu należy przesłać lub dostarczyć osobiście na adres:
DHL Express (Poland) Sp. z o.o.
- Wirażowa 37
02-158 Warszawa
Musimy odprawić przesyłkę podając prawidłowe dane odbiorcy zgodnie z upoważnieniem (rejestrem KRS, CEIDG), które importer udzielił do reprezentowania przed Urzędem Celnym. Dlatego jeśli na fakturze podany jest inny adres niż dane rejestracyjne firmy potrzebne jest oświadczenie dotyczące rozbieżności adresów.
Zwolnienie z należności jest możliwe w przypadku:
- próbek od firmy do firmy o wartości poniżej 150 EUR wysłanych z fakturą proforma z oznaczeniem SAMPLE
- prezentów od osoby fizycznej do osoby fizycznej do wartości 45 EUR wysłanych z fakturą proforma mającą oznaczenie GIFT
Nadawca generując fakturę importową bardzo często podaje zbyt ogólne nazwy towarów, bądź wpisuje tylko numery produktów. Jeśli te informacje nie są wystarczające dla Urzędu Celnego wtedy prosimy Cię o tłumaczenie zawartości. Dzięki temu Agent Celny może zrobić prawidłową taryfikację towaru.
Prowizja jest opłatą wymienioną w naszym cenniku. Dotyczy odpraw dla przedsiębiorców i/lub osób fizycznych dla przesyłek o wartościach powyżej wartości 1000 EUR (na podstawie upoważnienia). Przedsiębiorcy są zwolnieni z prowizji w przypadku odprawy zbiorczej próbek (bez oddzielnego dokumentu SAD).
Opłata korekty danych do odprawy celnej naliczana jest kiedy:
- załączona przez nadawcę faktura nie była prawidłowa pod względem wartości
- otrzymaliśmy fakturę z inną wartością towaru
Jeżeli jednak kwota na nowej fakturze nie różni się ze względu na wartość towaru, a jest inna z powodu dodatkowych kosztów np. transportu, wtedy opłata nie jest naliczana.
Czasami, żebyśmy mogli dopełnić formalności celnych za Ciebie, potrzebujemy dodatkowych informacji. Pamiętaj: jeżeli importujesz towar spoza Unii Europejskiej, stajesz się importerem, a Twoja przesyłka podlega odprawie celnej.
Dzieje się to do 4 dnia kolejnego miesiąca rozliczeniowego.
Skontaktuj się z nami, jeśli wymagana jest korekta po odprawie celnej. Po weryfikacji nowych dokumentów, możemy złożyć wniosek o korektę zgłoszenia celnego do Urzędu Celnego.
Usługa jest płatna 226 PLN netto w przypadku błędu klienta. W przypadku błędu DHL nie pobieramy żadnych opłat. Urząd Celny ma 90 dni na wydanie decyzji od daty złożenia wniosku.