Odpraw swoją przesyłkę z DHL Express
Twoja przesyłka czeka na odprawę celną. W mailu awizacyjnym opisaliśmy co musisz zrobić, żeby ta mogła do Ciebie dotrzeć.
Poprosiliśmy Cię o odwiedzenie tej strony, ponieważ musisz:
- poznać poniższe instrukcje
- na ich podstawie zweryfikować czy dokumenty, które posiadasz są poprawne
- napisać do nas w odpowiedzi na maila awizacyjnego potwierdzenie, że dokumenty są poprawne lub przesłać dodatkowe informacje zgodnie z instrukcją poniżej.
Pamiętaj! Wszystkie przesyłki spoza Unii Europejskiej muszą przejść odprawę celną.
Jak wygląda proces celny w DHL Express?
Poprawne i kompletne dokumenty są najważniejsze dla sprawnej odprawy celnej. Komplet informacji pozwala na przeprowadzenie odprawy bez kontaktowania się z Tobą. W niektórych przypadkach będziemy potrzebowali uzupełnić informację – wtedy skontaktujemy się z Tobą
Poniżej widzisz wzór faktury, która najczęściej towarzyszy przesyłce i pozwala przeprowadzić odprawę celną. Porównaj czy informacje na fakturze dołączonej do Twojej przesyłki są zgodne ze stanem faktycznym i opisane dokładnie tak jak poniżej.
Jeśli któryś z punktów na Twojej fakturze jest niepoprawny koniecznie nas o tym poinformuj w odpowiedzi na maila, którego wysłała Ci nasza agencja celna. Prześlij też dodatkowe informacje na ten temat. Jakie? To opisaliśmy dla każdego punktu.
13 punktów, które musisz sprawdzić
Przejdź przez poniższą listę, klikając w numery punktów. Wyświetli się informacja jakie informacje powinny być umieszczone na fakturze i co należy zrobić w przypadku braku lub niezgodności.
Nazwa dokumentu
W przypadku transakcji kupna sprzedaży dokument powinien nosić nazwę: faktura handlowa / commercial invoice / invoice. Sprawdź czy nazwa Twojego dokumentu odpowiada zawartej transakcji.
Jeżeli nie, wtedy prześlij nam:
- poprawną fakturę (lub zamówienie), lub
- wypełnione oświadczenie (pobierz)
Kierowany do Ciebie towar to prezent? W taki przypadku dokument powinienem nosić nazwę: faktura proforma / proforma invoice / non commercial invoice.
Jeśli tak jest prześlij nam:
- poprawną fakturę (lub zamówienie) lub
- oświadczenie o prezentach od innej osoby prywatnej (pobierz)
Numer faktury
Dokument zwykle posiada swój numer. Nie jest on jednak krytyczny do dokonania odprawy.
Jeżeli jednak z jakiegoś powodu te dane są dla Ciebie ważne, zweryfikuj ich poprawność. W przypadku błędów prześlij nam poprawną fakturę .
Dane sprzedającego lub nadawcy
Pole o nazwie „Nadawca” powinno zawierać poprawne dane eksportera lub nadawcy. Nie jest ono jednak krytyczny do dokonania odprawy importowej.
Jeżeli jednak zależy Ci na pełnej zgodności i te dane są dla Ciebie ważne, zweryfikuj ich poprawność. W przypadku błędów prześlij nam poprawną fakturę.
Dane kupującego / odbiorcy
Sprawdź czy Twoje dane takie jak imię i nazwisko oraz adres na fakturze są poprawne. Jeśli są niezgodne wyślij nam:
- nową fakturę z poprawnymi danymi lub;
- zamówienie (potwierdzenie zamówienia gdzie dane są poprawne)
Co w sytuacji, kiedy kupującym jest firma, a nie osoba prywatna? Prawdopodobnie nadawca popełnił błąd generując fakturę. Wtedy prześlij nam dokument z prawidłowymi danymi importera.
Szczegółowy opis towaru
Prześlij nam opis towaru w języku polskim o przewożonym towarze.
Powinien umożliwić odpowiedź na pytania:
- Co to jest? Co to za towar?
- Z czego jest wykonany?
- Do czego służy?
Może zawierać numer seryjny lub inne oznaczenia/identyfikatory.
Przykład tłumaczenia:
- T-shirt 100% bawełna,
- tarcze hamulcowe, 100 % stal, do samochodu osobowego,
- tokarka do drewna SN:128741, stal
Kod towaru wg HS (Systemu Harmonizowanego)
Systemem identyfikacji towarów jest pomocny przy określeniu taryfy celnej dla danego towaru. Jeżeli dysponujesz kodem taryfy celnej możesz nam go przesłać.
Jeżeli nie znasz kodu istotny jest dokładny opis towaru (pkt. 5)
Ilość towaru
Potrzebujemy wiedzieć, jaka ilość towaru znajduje się w przesyłce. Tu niezbędne jest oznaczenie odpowiedniej jednostki miary. Na przykład:
- 100 szt.
- 25 kg
- 10 m2
Cena jednostkowa towaru
To pole na fakturze nie zawsze występuje. Jednak jeśli na Twoich dokumentach jest, sprawdź czy kwoty są poprawne. Pomnóż cenę za jednostkę przez ilość jednostek towaru. Jeśli kwota nie będzie zgodna skontaktuj się z Nadawcą/Sprzedającym, żeby przesłał poprawioną fakturę.
Całkowita wartość towaru
Sprawdź czy każda z pozycji na fakturze ma określoną jednostkę miary oraz poprawną cenę jednostkową. Zweryfikuj też czy wszystkie pozycje na fakturze zostały prawidłowo wyliczone. Ważne: żadna z pozycji zawartych na fakturze nie może mieć wartości 0.
Jeśli występuje błąd rachunkowy poproś nadawcę/sprzedającego o poprawienie faktury, a następnie prześlij ją nam. Opcjonalnie możesz wysłać nam potwierdzenie zamówienia (zobacz przykład).
Symbol waluty
Sprawdź czy na fakturze / potwierdzeniu zamówienia znajduję się trzy literowy kod waluty w jakiej odbyła się transakcja (np. USD, GBP, NOK, CHF, EUR, PLN)
Jeśli na dokumentach znajduje się jedynie symbol np. $, £, €, ¥, 元:
- poproś nadawcę o ponowne wystawienie faktury, lub
- prześlij do nas potwierdzenie przelewu, zobacz przykład potwierdzenia przelewu.
Koszt transportu
Sprawdź czy wartość kosztów wysyłki na fakturze jest prawidłowa. Jeśli transport przesyłki został opłacony podczas zakupów, ta informacja także powinna się znaleźć na dokumencie. Jeśli nie posiadasz informacji o wysokości kosztów transportu, zostaną one przyjęte wg. stawek statystycznych IATA.
Jeśli:
- akceptujesz doliczenie kosztów transportu wg. cennika IATA nie musisz podejmować żadnych działań.
- nie akceptujesz, prześlij nam fakturę z wyszczególnionymi i poprawnymi kosztami transportu.
Ważne: koszt transportu do celów odprawy celnej nigdy nie może wynosić „0”.
Całkowita wartość faktury
To suma wartości towaru oraz kosztów transportu.
Sprawdź czy suma wartości wszystkich pozycji oraz kosztu transportu jest poprawna.
Jeśli występuje błąd rachunkowy:
- skontaktuj się z nadawcą i poproś o prawidłową fakturę, a następnie prześlij ją nam
lub - prześlij nam potwierdzenie zamówienia. Zobacz przykład zamówienia
Nazwa dokumentu
W przypadku transakcji kupna sprzedaży dokument powinien nosić nazwę: faktura handlowa / commercial invoice / invoice. Sprawdź czy nazwa Twojego dokumentu odpowiada zawartej transakcji.
Jeżeli nie, wtedy prześlij nam:
- poprawną fakturę (lub zamówienie), lub
- wypełnione oświadczenie (pobierz)
Kierowany do Ciebie towar to prezent? W taki przypadku dokument powinienem nosić nazwę: faktura proforma / proforma invoice / non commercial invoice.
Jeśli tak jest prześlij nam:
- poprawną fakturę (lub zamówienie) lub
- oświadczenie o prezentach od innej osoby prywatnej (pobierz)
Numer faktury
Dokument zwykle posiada swój numer. Nie jest on jednak krytyczny do dokonania odprawy.
Jeżeli jednak z jakiegoś powodu te dane są dla Ciebie ważne, zweryfikuj ich poprawność. W przypadku błędów prześlij nam poprawną fakturę .
Dane sprzedającego lub nadawcy
Pole o nazwie „Nadawca” powinno zawierać poprawne dane eksportera lub nadawcy. Nie jest ono jednak krytyczny do dokonania odprawy importowej.
Jeżeli jednak zależy Ci na pełnej zgodności i te dane są dla Ciebie ważne, zweryfikuj ich poprawność. W przypadku błędów prześlij nam poprawną fakturę.
Dane kupującego / odbiorcy
Sprawdź czy Twoje dane takie jak imię i nazwisko oraz adres na fakturze są poprawne. Jeśli są niezgodne wyślij nam:
- nową fakturę z poprawnymi danymi lub;
- zamówienie (potwierdzenie zamówienia gdzie dane są poprawne)
Co w sytuacji, kiedy kupującym jest firma, a nie osoba prywatna? Prawdopodobnie nadawca popełnił błąd generując fakturę. Wtedy prześlij nam dokument z prawidłowymi danymi importera.
Szczegółowy opis towaru
Prześlij nam opis towaru w języku polskim o przewożonym towarze.
Powinien umożliwić odpowiedź na pytania:
- Co to jest? Co to za towar?
- Z czego jest wykonany?
- Do czego służy?
Może zawierać numer seryjny lub inne oznaczenia/identyfikatory.
Przykład tłumaczenia:
- T-shirt 100% bawełna,
- tarcze hamulcowe, 100 % stal, do samochodu osobowego,
- tokarka do drewna SN:128741, stal
Kod towaru wg HS (Systemu Harmonizowanego)
Systemem identyfikacji towarów jest pomocny przy określeniu taryfy celnej dla danego towaru. Jeżeli dysponujesz kodem taryfy celnej możesz nam go przesłać.
Jeżeli nie znasz kodu istotny jest dokładny opis towaru (pkt. 5)
Ilość towaru
Potrzebujemy wiedzieć, jaka ilość towaru znajduje się w przesyłce. Tu niezbędne jest oznaczenie odpowiedniej jednostki miary. Na przykład:
- 100 szt.
- 25 kg
- 10 m2
Cena jednostkowa towaru
To pole na fakturze nie zawsze występuje. Jednak jeśli na Twoich dokumentach jest, sprawdź czy kwoty są poprawne. Pomnóż cenę za jednostkę przez ilość jednostek towaru. Jeśli kwota nie będzie zgodna skontaktuj się z Nadawcą/Sprzedającym, żeby przesłał poprawioną fakturę.
Całkowita wartość towaru
Sprawdź czy każda z pozycji na fakturze ma określoną jednostkę miary oraz poprawną cenę jednostkową. Zweryfikuj też czy wszystkie pozycje na fakturze zostały prawidłowo wyliczone. Ważne: żadna z pozycji zawartych na fakturze nie może mieć wartości 0.
Jeśli występuje błąd rachunkowy poproś nadawcę/sprzedającego o poprawienie faktury, a następnie prześlij ją nam. Opcjonalnie możesz wysłać nam potwierdzenie zamówienia (zobacz przykład).
Symbol waluty
Sprawdź czy na fakturze / potwierdzeniu zamówienia znajduję się trzy literowy kod waluty w jakiej odbyła się transakcja (np. USD, GBP, NOK, CHF, EUR, PLN)
Jeśli na dokumentach znajduje się jedynie symbol np. $, £, €, ¥, 元:
- poproś nadawcę o ponowne wystawienie faktury, lub
- prześlij do nas potwierdzenie przelewu, zobacz przykład potwierdzenia przelewu.
Koszt transportu
Sprawdź czy wartość kosztów wysyłki na fakturze jest prawidłowa. Jeśli transport przesyłki został opłacony podczas zakupów, ta informacja także powinna się znaleźć na dokumencie. Jeśli nie posiadasz informacji o wysokości kosztów transportu, zostaną one przyjęte wg. stawek statystycznych IATA.
Jeśli:
- akceptujesz doliczenie kosztów transportu wg. cennika IATA nie musisz podejmować żadnych działań.
- nie akceptujesz, prześlij nam fakturę z wyszczególnionymi i poprawnymi kosztami transportu.
Ważne: koszt transportu do celów odprawy celnej nigdy nie może wynosić „0”.
Całkowita wartość faktury
To suma wartości towaru oraz kosztów transportu.
Sprawdź czy suma wartości wszystkich pozycji oraz kosztu transportu jest poprawna.
Jeśli występuje błąd rachunkowy:
- skontaktuj się z nadawcą i poproś o prawidłową fakturę, a następnie prześlij ją nam
lub - prześlij nam potwierdzenie zamówienia. Zobacz przykład zamówienia
Świetnie, to już wszystko!
Prześlij nam informacje w odpowiedzi na maila, którego wysłała nasza agencja celna.
NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA
Twoja przesyłka zgodnie z obowiązującymi przepisami wymaga odprawy celnej. Nasi wykwalifikowani specjaliści zajmą się wszystkimi formalnościami – do tych czynności, w niektórych przypadkach potrzebne jest Twoje upoważnienie:
Dedykowany dokument jest:
- upoważnieniem innego podmiotu, w tym przypadku DHL Express, do reprezentowania przed organami administracji publicznej.
- może być udzielone na czas stały lub określony.
Rozpoczynając proces odprawy, potrzebujemy dokładnej informacji o zawartości adresowanej do Ciebie przesyłki.
Jak przygotować tłumaczenie faktury?
Opisz w języku polskim rodzaj towaru, który jest w przesyłce.
- Nie musisz wysyłać faktury do tłumacza przysięgłego – możesz ją przetłumaczyć samodzielnie.
- Nie używaj określeń ogólnych (np. próbki, części, elementy, materiały).
- Opisz towary dokładnie i wyczerpująco, ważna jest także informacja z czego są wykonane oraz jakie jest ich zastosowanie – im dokładniej to zrobisz, tym mniej pytań do Ciebie będzie miał Urząd Celny i Agencja Celna DHL.
- Przykład prawidłowego tłumaczenia to „damska koszulka bawełniana” „gumowa uszczelka do drzwi”
W rozumieniu przepisów celnych prezentem może być wymiana pomiędzy 2 osobami fizycznymi i występują okazjonalnie.
Jeśli wartość prezentu jest do 45 euro konieczne jest dostarczenie nam faktury proforma. Jeśli jednak wartość przekracza 45 EUR wówczas potrzebujemy oświadczenie, dlaczego nie posiadasz kopii zamówienia oraz potwierdzenia płatności.
Więcej informacji znajdziesz w przewodniku po cłach i podatkach.
1 lipca 2021r. Unia Europejska zmieniła zasady naliczania podatku VAT na produkty zakupione poza Unią Europejską (np. towary z Chin, USA czy GB). Oznacza to, że przepisy nie dotyczą tylko DHL Express, a również wszystkich firm dostarczających międzynarodowe przesyłki spoza UE.
Opłaty w imporcie to najczęściej suma cła oraz podatku VAT. Podstawą do obliczenia tych należności jest Wartość celna, czyli suma wartości towaru i kosztów jego dostarczenia (transport, pakowanie, ubezpieczenie).
Sprawdź nasz przewodnik po cłach i podatkach dla odbiorców indywidualnych.