Praca zdalna – jak ją zorganizować?

Musisz przestawić się na mobilny sposób zarządzania? Nasz poradnik pomoże Ci przez ten proces przejść bezproblemowo, żeby praca zdalna była efektywna.

Zdalne prowadzenie firmy wiąże się z unikatowym zestawem wyzwań. Zwłaszcza, jeśli Twój dotychczasowy model biznesowy był prowadzony w stacjonarnym biurze. Przez ostatnie lata model zyskiwał swoich zwolenników w wielu branżach, dziś, nieco pod przymusem ten kto może pracuje z domu. Dlatego też prezentujemy nasz poradnik jak sprawić, żeby zdalne zarządzanie było w Twojej firmie sukcesem.

Zorganizuj się

Zacznijmy od początku. Pierwszą rzeczą jaką musisz zrobić jest upewnienie się, że wszyscy mają ze sobą kontakt i mają bezproblemowy dostęp do zasobów na firmowym serwerze. Jeśli pracujesz na ważnych danych i dużych plikach pamiętaj żeby używać bezpiecznego, zdalnego łącza VPN (Virtual Private Network), jeśli chcesz płynnie przenieść się z biura tradycyjnego do domowego. Na Techradar możesz sprawdzić listę najlepszych rozwiązań dla Twojego biznesu.

Ustal plan dnia  

Podobnie jak w zarządzaniu stacjonarnym, tak i w zdalnym, żeby móc skutecznie zarządzać pracownikami potrzebny jest plan. Ustal ze swoim zespołem regularne okresy, w których będziecie się kontaktować, oraz plan działania, żeby mieć pewność, że wszyscy wiedza co należy zrobić. Pomimo tego, że prowadzenie biznesu z domu oferuje o wiele więcej elastyczności, ważne jest, żeby kiedy to konieczne trzymać się rygorystycznie ustalonego planu. Stosowanie niezsynchronizowanych technik pracy może z kolei pozwolić Twojemu zespołowi zająć się różnymi zadaniami w trakcie dłuższego okresu, jeśli okaże się to konieczne w przypadku Klientów w innych strefach czasowych.

Korzystaj z elastyczności

Czasem usuwając ze swojego dziennego planu czas jaki zajmuje dotarcie do i z pracy można zyskać nawet kilka godzin. Jeśli potrafisz ten czas efektywnie wykorzystać, bez względu na to, czy jest to wczesny ranek, czy wieczór – zrób to, a zyskany czas wykorzystaj w trakcie dnia. Może to być czas na wykonywanie telefonów, czy odpowiadanie na maile, ale też czas na mainfulness, ćwiczenia, czy przygotowanie swojego miejsca pracy, tak żeby jak najefektywniej Tobie służyło. Trzymaj swój zespół razem

Kluczowa jest zdalna komunikacja między pracownikami. Kilka zdań na WhatsApp-ie może Ci wystarczyć, ale rozwiązania takich firm jak Slack, czy Discourse są innymi popularnymi opcjami, które pozwalają zespołowi pozostać jedną drużyną, zarówno w biurze, jak i poza nim. Jeśli członkowie Twojego zespołu są przyzwyczajeni do osobistej współpracy w biurze, musisz im zapewnić warunki do takiej współpracy w trakcie pracy zdalnej.

• Google G Suite (Slides, Docs, Sheets, itp.) pozwala większej grupie osób mieć dostęp do wglądu i edycji o różnym stopniu dostępu
• Dropbox pozwala bezproblemowo dzielić się plikami
• WeTransfer ułatwia wysyłanie prezentacji, itp.

To spotkanie mogło być e-mailem…

Bez wątpienia nie słyszysz tego określenia po raz pierwszy. Teraz przyszedł czas, żeby sprawdzić jego prawdziwość. Kiedy zebranie większej liczby osób w jednymi miejscu staje się wyzwaniem, ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej staje się sprawne komunikowanie za pomocą poczty elektronicznej.

Kiedy jednak potrzebujesz spotkania twarzą w twarz

Wideokonferencje są obecnie o wiele łatwiejsze niż w przeszłości, co oznacza, że możesz zebrać wszystkich w jednym (wirtualnym) pokoju. Jak w przypadku wielu spotkań, ważne jest, żeby mieć jego plan i upewnić się, że wszyscy zaproszeni są już obecni, zanim zacznie się spotkanie. W celu zachowania porządku, upewnij się, że ktoś prowadzi spotkanie i da wypowiedzieć się każdemu, kto będzie chciał zabrać głos. Pamiętaj, że wideorozmowy mogą być trudne do kontrolowania.

• Skype jest darmowy, łatwy w użyciu i oferuje rozmowy grupowe w HD
• Zoom, oferuje profesjonalne, zdalne konferencje. W planie podstawowym zawiera 40 minut darmowego korzystania
• Google Hangouts, pozwala na połączenie się jednocześnie z nawet 100 osób

Transport i łańcuch dostaw

Kiedy pracujesz z dala od miejsca, w którym normalnie to robisz możliwe, że będziesz musiał ustalić zmiany ze swoimi dostawcami, żeby potrzebne Ci materiały, mogły do Ciebie trafić. Jeśli musisz też martwić się o zwroty pamiętaj, żeby upewnić się, że będą one docierały do właściwego miejsca, gdzie ktoś się będzie mógł nimi zająć. Możliwe, że o zmianach będziesz też musiał poinformować swoich klientów. Pamiętaj, żeby byli oni także poinformowani o wszelkich trudnościach, które mogą wyniknąć w trakcie transportu. Jest to ważny element budowania zaufania klienta.