Wiadomości od DHL Express otrzymasz z adresu poland@dhl-news.com. Dodaj nas do książki adresowej.
Biznes
Prezydent USA uporządkuje Twój kalendarz
Jak wygląda Twój kalendarz? Spotkania, rekrutacje, dokumenty, kontrole, spotkania, rekrutacje, dokumenty, spotkania… Znasz to? Masz już tak ciasno w kalendarzu, że brakuje Ci 5 minut przerwy między kolejnymi zadaniami? Na pewno nic więcej nie wciśniesz w terminarz? Pomoc niesie generał Dwight Eisenhower.
Co 34. prezydent Stanów Zjednoczonych ma wspólnego z Twoim kalendarzem?
„What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” – mawiał. Czyli to, co ważne rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne. I jak? Zgadzasz się z tym czy jeszcze to przetrawiasz?
Damy Ci trochę czasu, żebyś zastanowił się, jak odnieść te słowa do swojej codziennej pracy, a w tym czasie pokażemy Ci, czym jest macierz Eisenhowera. Koncepcja ta – nazywana też kwadratem Eisenhowera – to sposób na priorytetyzację zadań, rozplanowania czasu.
Pilne czy ważne?
Osią tego modelu są dwa czynniki, na których bazować powinno codzienne zarządzanie obowiązkami: pilność i ważność danego zadania. Sprawy pilne to takie, które faktycznie nie mogą czekać i wymagają Twojego niezwłocznego działania. Sprawy ważne z kolei to te istotne, kluczowe. Jeśli dobrze rozumiesz swoje priorytety i umiesz ocenić swoje obowiązki, nadać im odpowiednie statusy, macierz Eisenhowera jest dla Ciebie i Twojego kalendarza rozwiązaniem idealnym.
W szczegółach wygląda to tak:
| WAŻNE I PILNE | WAŻNE I NIEPILNE |
| Rzeczy kryzysowe i potencjalnie kryzysowe; zadania, których wykonanie zostało zaniedbane wcześniej. To wszystkie czynności, które nie mogą czekać i muszą zostać zrealizowane w pierwszej kolejności. | Wszelkie zadania, które są istotne, ale ich realizację można rozłożyć w czasie lub odłożyć na później. Są to wszelkie stałe zadania biurowe, papierkowe, urzędowe. Praca nad ważnym projektem z odległym terminem; rozwój osobisty. |
| NIEWAŻNE I PILNE | NIEWAŻNE I NIEPILNE |
| Zadania, które trzeba wykonać szybko, ale jednocześnie takie, które nie są szczególnie ważne. Możesz zlecić ich wykonanie pracownikom. | Czyli takie, które możesz zignorować. To pożeracze czasu i energii. |
Lub tak:
| PILNE | NIEPILNE | |
| WAŻNE | Przygotowanie materiałów na spotkanie następnego dnia | Zaplanowane spotkanie z klientem Przygotowanie nowej prezentacji firmowej |
| NIEWAŻNE | Spotkanie z przedstawicielem handlowym firmy komputerowej | Przejrzenie prasy |
Tak najogólniej można podzielić rzeczy, którymi zajmujesz się w ciągu dnia. Istotą jest to, aby umiejętnie dopasować je do odpowiednich pól tego schematu. Sam musisz pod tym kątem ocenić swoje codzienne sprawy, umieścić je w odpowiednich polach, a potem… się do tego stosować.
Jak używać jej w praktyce
To Twoje indywidualne preferencje i ocena sytuacji warunkują to, jak wypełnisz poszczególne pola i ułożysz swój plan dnia. Są jednak pewne zasady, które możesz stosować stale.
Przede wszystkim, jak najmniej rzeczy powinno znajdować się w ćwiartce numer 1. Sprawy pilne i ważne nie mogą się nadmiernie rozrastać, bo staną się niemożliwe do załatwienia. Dlatego pamiętaj, że tutaj powinny znaleźć się tylko rzeczy, które wyskoczyły nagle i wymagają natychmiastowego działania, a nie takie, które stają się pilne ze względu na wcześniejsze zaniedbanie. To są sprawy NA DZISIAJ, które musisz wykonać sam.
W ćwiartce numer 2 powinny być zadania, które są ważne i muszą być wykonywane regularnie po wcześniejszym zaplanowaniu. Odkładane na później, szybko wskoczą do ćwiartki numer 1, staną się pilne i zablokują sprawną organizację pracy. Jest to tzw. ćwiartka wysokiej jakości, najistotniejsza z punktu widzenia organizacji czasu. To tutaj wymagane jest zaplanowanie i organizacja. To zadania NIE NA DZISIAJ, które musisz ZAPLANOWAĆ na kolejne dni.
Ćwiartka numer 3 z pozoru podobna jest do ćwiartki numer 1. Wydawać się może, że są to rzeczy, które musisz zrobić już, natychmiast, bez zwłoki. Ale przypatrz się uważnie. To nie są sprawy ważne. Możesz je śmiało przekazać do realizacji swoim pracownikom. To niektóre maile, telefony, raporty, spotkania, które nie wymagają Twojego zaangażowania. To Ty musisz określić, na ile jesteś potrzebny przy ich realizacji, biorąc pod uwagę ważność tych spraw. Zatem są to zadania NA DZISIAJ, ale możesz je ODDELEGOWAĆ.
W ćwiartce numer 4 są zadania, które pożerają Twój czas. Kalendarz to nie miejsce dla nich. Ta część aż krzyczy: ZAPOMNIJ!. Tu są wszystkie rzeczy, z których docelowo powinieneś zrezygnować, jeśli zależy Ci na sprawnym i efektywnym zarządzaniu czasem.
Co z tym zrobić?
I co o tym myślisz? Dasz radę? Tak naprawdę na początek wystarczy Ci kartka papieru i systematyczność we wpisywaniu zadań w 4 kwadraty. Na początek zacznij planowanie tygodniowe. W kalendarz wpisuj tylko obowiązki zawodowe. W kolejnych tygodniach możesz rozszerzyć obowiązki o zadania z życia osobistego, rodzinnego. Szybko nabierzesz wprawy w sprawnym ocenianiu i przyporządkowywaniu swoich obowiązków. I podejdź do tego spokojnie, skoro generał Ike dał radę, to i Tobie się uda.
Dziękujemy!
