Procedury celne w międzynarodowych usługach kurierskich

Rozmowa z Mariuszem Garczyńskim, agentem celnym DHL Express, o procedurach celnych obowiązujących w międzynarodowych usługach ekspresowych

DHL Express jest międzynarodową firmą kurierską, która przybliża świat małym i średnim firmom. Obecnie aż 92 % klientów DHL na całym świecie należy do sektora MŚP. Jako światowy ekspert w dziedzinie usług ekspresowych, oferuje klientom specjalistyczne doradztwo, w tym w sprawach celnych, oraz zapewnia kompleksowe rozwiązania spełniające ich potrzeby biznesowe.

DHL Express w Agencji Celnej w Warszawie odprawia codziennie ok. 1200 przesyłek eksportowych. 78% procent przesyłek w imporcie do Polski doprawiamy już w kilkanaście minut po przylocie. Jak wygląda proces odprawy celnej w DHL Express, jakie są podstawowe procedury celne? Dowiesz się z poniższej rozmowy.

– Kiedy przesyłkę trzeba obowiązkowo sprawdzić?

– Standardowo w kraju nadania wszystkie przesyłki są prześwietlane skanerem. Taka jest reguła. Natomiast, zdarzają się takie rzeczy, które są zawsze weryfikowane. Mamy np. środki ochrony roślin, które wymagają pozwolenia na przywóz, nie można ich sobie tak po prostu zamówić i dostać. Są rzeczy, które zawsze wzbudzają mnóstwo emocji, np. części broni. Pomimo, że to może być drobiazg, ale zawsze trzeba się tu liczyć z kontrolą. Teraz obecnie mamy bardzo zaostrzone kontrole w przypadku urządzeń komputerowych do pozyskiwania kryptowalut. Każda jedna sztuka, którą zgłosimy do odprawy, jest od razu kierowana do kontroli przez Urząd Celny.

– Jak należy przygotować dokumenty do przesyłki, żeby sprawnie przeprowadzić procedury celne?

– Dokumenty muszą być czytelne. Druga rzecz to jasno określone wartości i waluty transakcji. Jeżeli to są symbole, które stosuje się bardzo rzadko, często można uznać taki dokument za nieczytelny. W przypadku walut najlepiej stosować międzynarodowe kody walut (np. PLN, USD, EUR). Pomaga również jasna informacja o zawartości przesyłki, czyli coś, co pomoże nam zaklasyfikować towar zgodnie z taryfą celną. Jeżeli otrzymujemy do odprawy przesyłkę opisaną jako „części” czy „prezent” lub „items” to sprawia nam to kłopot, gdyż nie domyślimy się, co jest zawartością przesyłki.

– Czy nieprecyzyjny opis w dokumentach to główne przyczyny w opóźnieniach w odprawie celnej?

– Tak, to jedna z przyczyn w opóźnieniu odprawy celnej. Częstym powodem jest również brak aktualnych danych kontaktowych klientów. To, czego często brakuje to adres e-mail – to jest najwygodniejsza forma kontaktu i w przypadkach, które wymagają wyjaśnień próbujemy kontaktować się natychmiast. Pozostałe rzeczy są związane z dokumentami. Ich brak może być przyczyną opóźnienia. Duże znaczenie ma również sposób zapisania wybranych informacji, część ma bardzo sztywno określone ramy jak powinny wyglądać. Na przykład deklarację o pochodzeniu preferencyjnym z jakiegoś obszaru należy wypełnić wg określonych reguł. Jeżeli deklaracja nie będzie wypełniona zgodnie z instrukcją dokument musi zostać poprawiony. W takich przypadkach procedury celne ulegają wydłużeniu.

– Jeżeli wysyłam paczkę do np. Arabii Saudyjskiej to ile dokumentów muszę wypełnić?

– W tym przypadku oprócz listu przewozowego będą potrzebne następujące dokumenty:

• dokument potwierdzający wartość i zawartość przesyłki (np. faktura proforma lub faktura handlowa),
• oświadczenie o wartości przesyłki (Low Value lub High Value),
• upoważnienie dla DHL Express do działania w formie przedstawicielstwa w zakresie czynności związanych z prowadzeniem obrotu towarowego za granicą.

Dalej, dane kontrahentów powinny być jak najbardziej pełne, ich niekompletność może prowadzić do rozbieżności. Korzystamy z informacji dotyczących ulicy, kodu pocztowego itp., w innych zakątkach świata te dane mogą się znacząco różnić. Miejsca mogą być tytułowane w powiązaniu z zamieszkującymi je rodzinami czy klanami. To jest bardzo skomplikowane. W DHL dysponujemy odpowiednimi systemami służącymi do tego, żeby to weryfikować. No i generalnie należy sprawdzić, co jest zabronione, a co nie jest zabronione, jeżeli chodzi o wwóz towarów do danego kraju.

– Czy wasi klienci mają problem z prawidłowym wypełnianiem dokumentów?

– Jeżeli chodzi o firmy, są one bardzo często świadome swoich obowiązków, wiedzą, co zamawiają bądź po co im to jest potrzebne. Zdarza się, że mają trochę niewłaściwe wyobrażenia jeśli chodzi o tzw. próbki czyli coś w postaci wzoru, co dostają przed zawarciem kontraktów. Z jednej strony nie są świadomi, jak należy dokumentować takie dostawy, aby płynnie one u nas przebiegały, ale też zdarzają się tacy, którzy jednak troszkę nadużywają prawa i sprowadzają małe ilości towarów, twierdząc, że to próbki. Samo hasło nie jest magicznym zaklęciem, zawsze musi być w jakimś kontekście umiejscowione.

– Czy rozmiary lub ilość, żeby towar zaklasyfikować jako próbkę, są jakoś ustalone?

– Nie, ale chodzi o to, że próbka to nie jest np. belka materiału o rozmiarze 20 metrów. Za próbkę w tym przypadku możemy uznać materiał o rozmiarach 1m x 1m, pocięty (pozbawiony wartości użytkowej), dodatkowo opisany i oznaczony etykietą. Jeżeli przesyłka z Chin wysłana z fabryki zawiera 20 par butów, każda inna to taka przesyłka nie może zostać zaklasyfikowana jako próbkę. Taki towar jest pełnowartościowym, normalnym towarem. Urząd Celny może zwolnić taki towar do odprawy bez należności, ale może uzależnić to od takiego oznaczenia, żeby pozbawić walorów użytkowych. Czyli, na przykład, jeżeli chodzi o buty, Urząd Celny nakazuje przewiercić otwór w podeszwie.

– Jaka jest różnica dla Urzędu Celnego między próbką, a pełnowartościowym towarem?

– Mamy podstawę prawną, która mówi, że towary do testów, do prób, takie przysyłane w celu zbierania zamówień, mogą skorzystać z przywileju zwolnienia z należności. Nie może to być jednak pełnowartościowy towar.

– Czy DHL stara się instruować klientów odnośnie prawa i obowiązków importerów i eksporterów?

– Oczywiście, wszelkie instrukcje i podpowiedzi odnośnie wysyłania czy zamawiania przesyłek znajdują się na naszej stronie internetowej.

– Jakie ułatwienia dla przedsiębiorstw zajmujących się handlem wnosi praca agenta celnego?

– Korzyści płyną nie tyle z samej pracy agenta celnego, raczej z korzystania z pośrednictwa DHL Express. Pierwsza z korzyści to wiedza agentów odnośnie należnych preferencji, klasyfikacji towaru czy prawidłowego wyliczenia należności podatkowych. Druga korzyść to możliwość weryfikacji zamówienia. Jeżeli klient korzysta z takiej firmy jak nasza i zamawia coś pierwszy raz od kontrahenta, to może zażyczyć sobie rewizji wstępnej, żeby sprawdzić czy towar jest odpowiedniej jakości. Trzecia rzecz to odroczona płatność, możliwość zapłacenie podatku VAT nawet w deklaracji miesięcznej.

Jak to wygląda w praktyce?

Usługa ta zapewnia klientom możliwość bezgotówkowego rozliczenia podatku VAT z tytułu importu towarów z krajów poza UE, zgodnie z ustawą o odroczonym VAT. W tym przypadku rozliczenie jest dokonywane w późniejszym terminie, bezpośrednio z Urzędem Skarbowym. To duże wsparcie dla klientów. Klienci mają również zapewnione pełne doradztwo i pomoc w zakresie spełnienia formalności uprawniających do zastosowania tej usługi.

Co jeszcze zyska klient DHL?

Mamy szereg bardzo zaawansowanych narzędzi. Najważniejsze to odprawa uproszczona. Certyfikat AEO i ustalone procedury działania pozwalają nam korzystać ze specjalnej procedury znacznie przyśpieszającej proces odprawy celnej. W praktyce wygląda to tak: DHL Express wysyła komunikat do Urzędu Celnego, który powinien nam odpowiedzieć w ciągu 25 minut. Po tym czasie otrzymujemy informację czy należy skierować przesyłkę do kontroli czy nie. W przypadku braku certyfikatu każde zgłoszenie musi być wykonane przez funkcjonariuszy jak najszybciej, ale z reguły jest to czas od kilku godzin do nawet kilku dni.

– Czy zdarzyło się w twojej karierze, że jakaś przesyłka którą się zajmowałeś była nielegalna, lub działaniem niezgodnym z prawem?

– Zdarzyło się, że w przesyłce były towary oznaczone towarowym znakiem zastrzeżonym. Użycie tych znaków jest bardzo kuszące, bo oczywiście towar jest bardziej atrakcyjny. Sytuacja jest wtedy nieprzyjemna, Urząd taką przesyłkę wstrzymuje i nie dopuszcza jej do obrotu. Wydaje decyzję o zajęciu towaru. I ustala, która kancelaria prawna reprezentuje właściciela znaku.

– O jaki towar chodziło w tym wypadku?

– O ekrany do telefonów komórkowych i znak towarowy koreańskiego producenta telefonów. Podczas rewizji okazało się, że towar miał nalepki zakrywające część wyświetlacza. Po ich usunięciu objawiły się znaki markowych produktów.

– Jak była twoja rola?

– Musiałem składać zeznania. Sytuacja była dość stresująca.

– Jak zakończyła się ta historia?

– Postępowanie ciągle trwa, prawdopodobnie towar zostanie zniszczony, a importer będzie musiał pokryć koszty postępowania oraz zniszczenia.

– A jaka była najbardziej nietypowa, ekstrawagancka przesyłka, którą się zajmowałeś?

– Pracowałem na zlecenie klienta, który po wielu latach emigracji wrócił do Polski na emeryturę. Całe życie kolekcjonował różne przedmioty związane z techniką i komunikacją. I przywiózł ze sobą do Polski kilka dostaw swojej kolekcji: starych pojazdów, telefonów, telegrafów, maszyn do pisania, a nawet samolot swojego ojca. Jego ojciec przed wojną był konstruktorem. Cała kolekcja mieściła się w trzech 40-stopowych kontenerach morskich. Przywieziona morzem do Gdańska i z Gdańska ciężarówkami do Warszawy. Kolekcja klienta mogła skorzystać ze zwolnień podatkowych dla osoby zmieniającej na stałe swoje miejsce zamieszkania, ale w przypadku kilku pojazdów należało przedstawić wiele dokumentów potwierdzających ich zabytkowy status. Najstarszy z pojazdów marki Star był z 1890 i miał szansę zostać najstarszym samochodem w Polsce. Zgodnie z dokumentami był to prototyp, a w czasach jego budowy nie istniały jeszcze żadne procedury związane z homologowaniem i rejestracją samochodów. Ostatecznie potwierdzono unikalny i zabytkowy charakter tego pojazdu, ale nie potwierdzono jednoznacznie roku jego budowy.

– Jak się potwierdza takie rzeczy?

– Do tego potrzebna jest specjalistyczna opinia rzeczoznawcy z danej dziedziny.

– I to jest twoja działka żeby takiego rzeczoznawcę zatrudnić?

– Według prawa takie obowiązki spadają na tego, kto taki zabytkowy samochód odbiera, czyli klienta. W jego imieniu ja szukałem rzeczoznawcy. Tak się złożyło, że znam osobiście człowieka, który w środowisku automobilistów jest autorytetem, pana Tomasza Skrzelińskiego. On dokonał ekspertyzy.

– Rozumiem, że oprócz znalezienia rzeczoznawcy praca przy tego typu przesyłce wymaga od Ciebie wielu działań?

– Moją rolą było wykorzystanie dostępnych narzędzi, aby zwolnić środek transportowy przewoźnika, a ładunek zabezpieczyć na czas odprawy, ale nie obciążać klienta nadmiernymi kosztami magazynowania towaru. Ustanowiłem jednorazowe miejsce na potrzeby zgłoszenia, które zabezpieczało ładunek, ale było dostępne do wykonania oględzin rzeczoznawcy oraz zapewniało dozór celny. Ekspert w ciągu tygodnia sporządził niezbędną ekspertyzę i pozostała jedynie formalność samego dokonania zgłoszenia.

– Czy to było najbardziej skomplikowane zadanie jakie miałeś w pracy?

– Skomplikowane nie są sytuacje związane z rzadko stosowanymi formalnościami lub egzotycznymi towarami, ale z okolicznościami związanymi z pogodzeniem różnych interesów.

Miałem dostawę urządzeń AGD z Turcji. Pech chciał, że tydzień wcześniej, przed tą moją dostawą, na granicy został zatrzymany kierowca, który przewoził substancje zabronione, wioząc AGD z Turcji. Zgłosiłem duże urządzenia AGD z Turcji i Urząd Celny wyznaczył je do pełnej kontroli. Odbiorca nie chciał się zgodzić na otwieranie opakowań, bo cały ładunek był przeznaczony dla sieci marketów i miał awizację z godziną dostawy. Przewoźnik chciał jak najszybciej zdać ładunek i wysłać pojazd po kolejny. A Urząd Celny chciał dokonać pełnej kontroli.

– To był duży ładunek?

– 200 albo 300 urządzeń AGD, każde ważyło ponad 50 kg.

– Co zrobiłeś?

– Trzeba było zorganizować kilka rzeczy: po pierwsze zapewnić miejsce na kontrolę, tak, aby towar nie ucierpiał. Następnie zorganizować sprzęt do rozładunku i ponownego załadunku do tira. No i trzeba było ściągnąć psa do wykrywania narkotyków. A to wszystko tak zgrać w czasie, aby wszyscy byli zadowoleni, a klient zdążył z dostawą.

– Co okazało się największym problemem?

– Największym problemem okazał się wózek do bocznego rozładowywania urządzeń. Za jego pomocą mieliśmy rozładować towar do kontroli. Wózek został przywieziony z magazynu odbiorcy, ale nie można go było bezpiecznie sprowadzić z pojazdu na rampę. Taki sprzęt waży 4,5 tony. Całe szczęście, że na terenie, gdzie dokonywaliśmy operacji, był warsztat do serwisu ciężarówek i naczep i tam udało się nam bezpiecznie wyładować wózek. Wyładowano cały towar, a urzędnicy celni przywieźli psa wyszkolonego do wykrywania narkotyków. Dzięki temu nie trzeba było wyjmować z opakowania każdego kontrolowanego urządzenia. I w ciągu 15 minut kontrola była zakończona.

– Dostawa się nie opóźniła?

– Cała dostawa była opóźniona o 24 godziny niezbędne do zorganizowania warunków i narzędzi do przeprowadzenia kontroli.

– Czyli jednak opóźnienie?

– Dzięki zorganizowaniu kontroli bez otwierania każdego sprzętu to opóźnienie było dla klienta do zaakceptowania. Koszty również były nieporównywalnie niższe od tych, które mogłyby być, gdyby kontrolowano każde urządzenie. Pogodzić te wszystkie fakty, zaproponować rozwiązanie, przekonać, że to będzie właściwe, to był mega stres. Moim sukcesem było przekonanie kierownika urzędu do dokonania kontroli z użyciem wyszkolonego psa, a nie żmudne sprawdzanie każdej sztuki ładunku.

Dziękuję za rozmowę.