Klient biznesowy Klient indywidualny
logistyka
Biznes

Jak technologia pomogła DHL w optymalizacji prac magazynowych?

Niedobory zasobów ludzkich w magazynach od dawna są wyzwaniem dla globalnych łańcuchów dostaw. Na szczęście nowa aplikacja internetowa opracowana przez pracowników DHL może to wkrótce zmienić.

Jest wiele czynników, które mogą spowodować spowolnienie lub zatrzymanie pracy magazynu, ale chyba najbardziej uciążliwym z nich jest radzenie sobie z niedoborem pracowników magazynowych.

W czasach zwiększonego popytu powoduje to powstawanie zatorów, które są trudne do rozładowania, i po których trudno przywrócić standardowe funkcjonowanie. Dla firm oznacza to zarówno stratę czasu, jak i zasobów.

Dzięki wiedzy z pierwszej ręki na temat zawiłości logistyki magazynowej, czteroosobowy zespół z DHL postanowił rozwiązać ten odwieczny problem branży.

Dzięki programowi Intrapreneurship Start-up Lab Grupy Deutsche Post DHL, w ramach którego pracownicy przedstawiają nowe pomysły biznesowe związane z logistyką, aby zapewnić sobie finansowanie i zasoby ze strony DHL, powstała aplikacja internetowa Labor Share App.

Zgodnie ze planami firmy związanymi z dążeniem Grupy do digitalizacji w ramach Strategii 2025, pomysł zespołu umożliwia zwiększenie wydajności i lepszą optymalizację zasobów ludzkich w magazynach, dzięki wykorzystaniu technologii. Dzięki aplikacji internetowej, pracownicy magazynów DHL mogą w łatwy sposób zarządzać dzieleniem się zasobami ludzkimi pomiędzy obiektami firmy w przypadku nagłych wzrostów zapotrzebowania na ręce do pracy.

„Scentralizowana baza danych aplikacji zapewnia przejrzystość, która wspiera przyspieszony i ustandaryzowany proces decyzyjny w celu przydzielenia zasobów DHL tam, gdzie są one potrzebne”, wyjaśnia Murilo Pachioni, Global Labor Share App Program Lead.

Aplikacja została uruchomiona przez zespół zdalnie, w samym środku pandemii, w kwietniu ubiegłego roku i od tego czasu była pilotażowo wdrażana w pięciu krajach: Meksyku, Brazylii, Tajlandii, Słowacji i Chile.

Tworzenie aplikacji

Podróż zespołu rozpoczęła się, gdy jego czterech brazylijskich członków, którzy pracują w DHL w Niemczech i Hiszpanii, połączyło siły, aby wziąć udział w programie Start-up Lab ze swoim nabierającym kształtu pomysłem.

Zainspirowana gospodarką współdzielenia, aplikacja oferuje opcje dostarczania lub żądania zasobów ludzkich, zanim algorytm dopasuje je do odpowiedniej ze stron, w oparciu o jej zapotrzebowanie. Użytkownicy mają pełną widoczność i kontrolę nad procesem, dzięki przepływowi informacji o zarządzaniu trwającymi pracami i raportom przechwytywanym w aplikacji internetowej, która docelowo będzie dostępna na urządzeniach mobilnych.

„Technologia znacznie upraszcza i zmniejsza skalę problemu niedoboru zasobów ludzkich. Nasza aplikacja nie tylko maksymalizuje wydajność naszych operacji, ale także zwiększa doświadczenie pracowników dzięki lepszemu podziałowi pracy, co pozwala nam zapewnić nieprzerwaną obsługę klientów o każdej porze roku” – powiedział Pachioni.

Po przystąpieniu do programu intrapreneurship minęło 20 miesięcy pitchowania, planowania, budowania i ostatecznie wdrażania sprawdzonej koncepcji w różnych regionach, co umożliwiło otrzymanie finansowania projektu.

Pachioni i jego zespół byli mocno zaangażowani w swoich dziedzinach od etapu konceptualizacji, włączając w to zarządzanie projektem, finanse, projektowanie rozwiązań i zarządzanie operacyjne, aż do uruchomienia aplikacji.

Choć projekt był ekscytujący, wkroczenie w środowisko start-upu wymagało od zespołu zmiany sposobu myślenia, przyznał Pachioni. „Musieliśmy nauczyć się pracować w zupełnie inny sposób niż ten, do którego byliśmy przyzwyczajeni. Musieliśmy myśleć jak przedsiębiorcy budujący nowy produkt”.

Dzięki wskazówkom udzielonym przez Start-up Lab, zespół przeszedł przez żmudny proces tworzenia aplikacji internetowej. Wśród wskazówek znalazło się znalezienie odpowiedniego dewelopera aplikacji, zaprojektowanie zasad działania aplikacji, uzyskanie dostępu do informacji oraz zbudowanie uzasadnienia biznesowego dla globalnego współdzielenia zasobów.

Odporność na COVID-19

W okresie poprzedzającym uruchomienie systemu w kwietniu ubiegłego roku pandemia Covid-19 zagroziła zniweczeniem planów grupy projektowej. Ogólnoświatowe blokady i ograniczenia opóźniły krytyczne dyskusje i spotkania z kluczowymi interesariuszami, w tym dostawcami usług i decydentami.

Okazało się to jednak być złymi dobrego początkami, ponieważ pomimo przeciwności, zespół kontynuował pracę i uruchomił aplikację zdalnie, podczas kiedy jego członkowie byli zamknięci w swoich krajach.

„Pandemia utrudniła nam zadanie, ale stanowiła również realistyczny poligon doświadczalny do oceny możliwości i funkcjonalności naszej aplikacji. Ze względu na bezprecedensową fluktuację popytu i koncentrację wolumenu w działalności naszych klientów, zaistniała potrzeba wyraźnej widoczności nadwyżki lub niedoboru zasobów ludzkich, aby umożliwić zachowanie ciągłości działalności” – powiedział Pachioni.

Kryzys uwypuklił znaczenie wykorzystania narzędzia, jakim jest aplikacja Labor Share App, w celu zbudowania prężnej sieci logistycznej, charakteryzującej się elastycznością i zdolnością szybkiego dostosowywania się do nadzwyczajnych sytuacji.

„Aplikacja Labor Share faktycznie umożliwia maksymalizację wykorzystania naszych zasobów ludzkich. Dzięki możliwości połączenia jej z naszymi systemami rejestracji czasu pracy i zarządzania zleceniami, zredukuje ona ilość czynności administracyjnych i zapewni nam lepszy obraz sytuacji”, powiedział Kevin Burrell, prezes DHL Supply Chain Thailand Cluster.

Od uruchomienia aplikacji minęło zaledwie dziewięć miesięcy, a już odniosła ona znaczący sukces. Analizy pokazują, że przetworzyła ona do 250 000 godzin pracy podzielonych między 97 różnych miejsc pracy – co odpowiada zmianie przydziału około 90 pracowników DHL każdego dnia.

Zwłaszcza w Brazylii, jednym z krajów pilotażowych, zespół operacyjny dużo zyskał na korzystaniu z aplikacji Labor Share App.

„Aplikacja została uruchomiona w Brazylii w zeszłym roku podczas pandemii, kiedy wahania wolumenu były większe niż w poprzednich latach. Uproszczenie procesów i poprawa kontroli dzięki współdzieleniu zasobów między jednostkami operacyjnymi przyniosły bardzo pozytywne efekty” – powiedział João Prada, dyrektor operacyjny DHL Supply Chain Brazil.

„Kierownictwo na poziomie operacyjnym było w stanie wymieniać informacje w prosty i szybki sposób, co pomogło zwiększyć liczbę godzin wspólnej pracy o 20 procent, przynosząc redukcję kosztów i zapewniając korzyści naszym Klientom” – dodał.

Wprowadzanie zmian

W obliczu pandemii, która nie wydaje się ustępować, zespół Labor Share App jest świadomy, że jego praca nie jest jeszcze skończona.

Zespół przygotowuje się do wejścia na nowe rynki, takie jak Kolumbia, jednocześnie wprowadzając ulepszenia aplikacji i integrując ją z innymi systemami w pięciu istniejących krajach pilotażowych.

„Prawie w pełni wdrożyliśmy aplikację w regionie Ameryki Łacińskiej i planujemy rozpocząć testy w Wielkiej Brytanii i Irlandii w pierwszym kwartale 2021 roku”, powiedział Pachioni o postępach zespołu. „W regionie Azji i Pacyfiku omawiamy wdrożenie aplikacji w kolejnych dziewięciu krajach jeszcze w tym roku. Podobnie, w Europie kontynentalnej, na Bliskim Wschodzie i w Afryce, gdzie rozszerzymy zakres działania, aby zaangażować w program kolejne kraje.”

Chociaż rozwiązanie problemu niedoboru zasobów ludzkich w magazynach pozostaje celem nadrzędnym, zespół czerpie motywację z wyższego celu: wspierania kultury dzielenia się i współpracy – która, jak nadal wierzą, jest niezbędna do wykorzystania pełnego potencjału aplikacji Labor Share App.

Sukces alokacji i współdzielenia zasobów pomiędzy różnymi placówkami podczas pandemii daje tylko przedsmak ogromnego potencjału jaki daje pielęgnowanie nastawienia na współpracę wśród pracowników, dodał Pachioni.

Zespół ma odważniejsze plany na najbliższe lata. „Naszą wizją jest zaszczepienie właściwego sposobu myślenia i wdrożenie odpowiednich narzędzi, aby odpowiednie przydzielenie każdego możliwego do współdzielenia zasobu stało się w naszej firmie rzeczywistością”.