Compliance - DHL Express
Klient biznesowy Klient indywidualny
Kultura Compliance
Kultura Compliance

System zgłaszania nieprawidłowości i ochrona Sygnalistów

W DHL Express (Poland) sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej: DHL Express Polska lub Spółka) obowiązuje „Procedura zgłaszania nieprawidłowości w DHL Express Polska” oraz „Regulamin wewnętrzny zintegrowanego mechanizmu informowania o nieprawidłowościach i rozpatrywania skarg”.

Przyjęcie przez DHL Express Polska ww. procedur wewnętrznych stanowi wypełnienie obowiązku określonego w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz.928 z późn. zm.; dalej: ustawa o sygnalistach). 

Kim jest Sygnalista?

  • Sygnalistą jest osoba zgłaszająca naruszenie, które miało miejsce w Spółce w kontekście związanym z pracą;
  • Sygnalistą może być pracownik, jak i np.: pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, praktykant, stażysta, partner biznesowy, podwykonawca czy wolontariusz.

Jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu?

Sygnalista może zgłosić naruszenie dotyczące jednego z obszarów wymienionych w ustawie o sygnalistach, którym jest niezgodne z prawem działanie lub zaniechanie albo obejście prawa dotyczące:

  1. korupcji,
  2. zamówień publicznych,
  3. usług, produktów i rynków finansowych,
  4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
  5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
  6. bezpieczeństwa transportu,
  7. ochrony środowiska,
  8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
  9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
  10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
  11. zdrowia publicznego,
  12. ochrony konsumentów,
  13. ochrony prywatności i danych osobowych,
  14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
  15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
  16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
  17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Kanały zgłoszeń dla Sygnalisty

Zgłoszenia przyjmujemy za pośrednictwem kanału lokalnego lub kanału globalnego.

Za pośrednictwem kanału lokalnego można dokonać zgłoszenia:

  • osobiście: w trakcie bezpośredniego spotkania z Kierownikiem ds. Compliance
  • elektronicznie: na adres: SygnalisciDHLExpressPolska@dhl.com
  • pocztą tradycyjną: na adres Spółki – Kierownik ds. Compliance, Dział Personalny, DHL Express (Poland) sp. z o.o., ul. Wirażowa 37, 02 – 158 Warszawa, z dopiskiem: „zgłoszenie nieprawidłowości – poufne”

Za pośrednictwem kanału globalnego można dokonać zgłoszenia:

  • telefonicznie: pod numerem +48 22 152 33 61 (kod PIN 6847). Infolinia jest dostępna 24 h/dobę przez 7 dni w tygodniu
  • poprzez system zgłoszeń Grupy DHL (link do systemu)

Zgłoszenia za pośrednictwem kanałów globalnych (zapewnionych przez Grupę DHL) mogą być anonimowe.

Co powinno zawierać zgłoszenie?

Zgłoszenie powinno zawierać informacje i dane umożliwiające jego weryfikację, w szczególności:

  • wskazanie Spółki, której zgłoszenie dotyczy
  • opis naruszenia oraz jeśli to możliwe wskazanie naruszonego przepisu prawa
  • miejsce i czas wystąpienia naruszenia
  • informacje o osobie, której dotyczy zgłoszenie
  • w przypadku zgłaszania wątpliwości, co do zgodności określonych działań lub zaniechań uzasadnienie wątpliwości oraz przyczyn ich powstania
  • opis znajdujących się w posiadaniu zgłaszającego dokumentów oraz innych dostępnych dowodów dotyczących zgłoszenia
  • imię i nazwisko zgłaszającego oraz dane umożliwiające kontakt ze zgłaszającym

Gwarancja poufności

DHL Express Polska zapewnia poufne i bezpieczne kanały dokonywania zgłoszeń oraz ochronę Sygnalistom przed działaniami odwetowymi, a także próbami lub groźbami zastosowania takich działań.

Przetwarzanie danych osobowych

Wszelkie dane osobowe pozyskane w związku z dokonanym zgłoszeniem są przetwarzane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi DHL Express Polska.

Zgłoszenia zewnętrzne

Sygnalista może, bez wcześniejszego dokonania zgłoszenia w DHL Express Polska, dokonać zgłoszenia o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu (w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu). Zgłoszenia zewnętrzne należy dokonać zgodnie z procedurą ustaloną przez dany podmiot.