Compliance - DHL Express
Klient biznesowy Klient indywidualny

Kultura Compliance

System zgłaszania nieprawidłowości i ochrona Sygnalistów

W DHL Express (Poland) sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej: DHL Express Polska lub Spółka) obowiązuje „Procedura zgłaszania nieprawidłowości w DHL Express Polska” oraz „Regulamin wewnętrzny zintegrowanego mechanizmu informowania o nieprawidłowościach i rozpatrywania skarg”.

Przyjęcie przez DHL Express Polska ww. procedur wewnętrznych stanowi wypełnienie obowiązku określonego w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz.928 z późn. zm.; dalej: ustawa o sygnalistach). 

Kim jest Sygnalista?

  • Sygnalistą jest osoba zgłaszająca naruszenie, które miało miejsce w Spółce w kontekście związanym z pracą;
  • Sygnalistą może być pracownik, jak i np.: pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, praktykant, stażysta, partner biznesowy, podwykonawca czy wolontariusz.

Jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu?

Sygnalista może zgłosić naruszenie dotyczące jednego z obszarów wymienionych w ustawie o sygnalistach, którym jest niezgodne z prawem działanie lub zaniechanie albo obejście prawa dotyczące:

    1. korupcji,
    2. zamówień publicznych,
    3. usług, produktów i rynków finansowych,
    4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
    5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
    6. bezpieczeństwa transportu,
    7. ochrony środowiska,
    8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
    9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
    10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
    11. zdrowia publicznego,
    12. ochrony konsumentów,
    13. ochrony prywatności i danych osobowych,
    14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
    15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
    16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
    17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

    Kanały zgłoszeń dla Sygnalisty

    kanały lokalne:

    • osobiście: w trakcie bezpośredniego spotkania z Kierownikiem ds. Compliance
    • elektronicznie: na adres: SygnalisciDHLExpressPolska@dhl.com
    • pocztą tradycyjną: na adres Spółki – Kierownik ds. Compliance, Dział Personalny, DHL Express (Poland) sp. z o.o., ul. Wirażowa 37, 02 – 158 Warszawa, z dopiskiem: „zgłoszenie nieprawidłowości – poufne”

    kanały globalne:

    • telefonicznie: pod numerem +48 22 152 33 61 (kod PIN 6847). Infolinia jest dostępna 24 h/dobę przez 7 dni w tygodniu
    • poprzez system zgłoszeń Grupy DHL (link do systemu)

    Zgłoszenia za pośrednictwem kanałów globalnych (zapewnionych przez Grupę DHL) mogą być anonimowe.

    Co powinno zawierać zgłoszenie?

    Zgłoszenie powinno zawierać informacje i dane umożliwiające jego weryfikację, w szczególności:

    • wskazanie Spółki, której zgłoszenie dotyczy
    • opis naruszenia oraz jeśli to możliwe wskazanie naruszonego przepisu prawa
    • miejsce i czas wystąpienia naruszenia
    • informacje o osobie, której dotyczy zgłoszenie
    • w przypadku zgłaszania wątpliwości, co do zgodności określonych działań lub zaniechań uzasadnienie wątpliwości oraz przyczyn ich powstania
    • opis znajdujących się w posiadaniu zgłaszającego dokumentów oraz innych dostępnych dowodów dotyczących zgłoszenia
    • imię i nazwisko zgłaszającego oraz dane umożliwiające kontakt ze zgłaszającym

    Gwarancja poufności

    DHL Express Polska zapewnia poufne i bezpieczne kanały dokonywania zgłoszeń oraz ochronę Sygnalistom przed działaniami odwetowymi, a także próbami lub groźbami zastosowania takich działań.

    Przetwarzanie danych osobowych

    Wszelkie dane osobowe pozyskane w związku z dokonanym zgłoszeniem są przetwarzane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi DHL Express Polska.

    Zgłoszenia zewnętrzne

    Sygnalista może, bez wcześniejszego dokonania zgłoszenia w DHL Express Polska, dokonać zgłoszenia o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu (w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu). Zgłoszenia zewnętrzne należy dokonać zgodnie z procedurą ustaloną przez dany podmiot.

    Załączniki:

    Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla Sygnalisty

    Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla osoby, której dotyczy zgłoszenie